การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้เวลา ทรัพยากรมากมายแต่หลายหน่วยงานก็มีความคาดหวังที่จะพัฒนาองค์กรให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ ดังนี้
1. เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่าง ๆ ของสำนักงานให้มีความสะดวกเป็นระบบต่อเนื่อง มีรูปแบบชัดเจนเป็นมาตรฐานสากล
2. ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง
3. ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร
4. เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล และการญบูรณาการข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ภายใต้เงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงได้ไม่คงที่
5. เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับคู่แข่ง
6. ปรับปรุงวิธีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์หรือสำนักงานแบบเทียม (Virtual office)
การพิจารณาตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้
1. ผู้ดำเนินการติดตั้งระบบสำนักงานอัตโนมัติ
- ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
- ทีมงานเฉพาะกิจขององค์การที่ปรึกษา
- ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา
2. ปัจจัยที่ต้องพิจารณา
- การจัดการเอกสารในสำนักงาน
- ปริมาณงานที่พิมพ์และความยาว
- เวลาที่ใช้ในการพิมพ์ เวลาที่ต้องการให้แล้วเสร็จ
- ปริมาณเอกสารและสำเนา
- ปริมาณงานที่สามารถใช้คอมพิวเตอร์
- จำนวนพนักงาน
- ค่าใช้จ่ายสำนักงาน
- การวิเคราะห์ระบบสำนักงานทั้งระบบ
- โครงสร้างของระบบสำนักงาน
- ผังของสำนักงาน
- หน้าที่ของอุปกรณ์ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
- ลักษณะของแบบฟอร์มที่ใช้
- หน้าที่ของงานแต่ละอย่าง
ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์
เครือข่ายคอมพิวเตอร์ คือการนำเอาคอมพิวเตอร์หลาย ๆ เครื่องต่อเชื่อมโยงให้มีการสื่อสารข้อมูลระหว่างกัน การเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าหากันก็ด้วยเหตุผลที่ราคาของคอมพิวเตอร์ถูกลง และต้องการเพิ่มขีดความสามารถของระบบโดยรวม หรือที่เรียกว่าการสร้างมูลค่าเพิ่ม เพราะอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เพียงอย่างเดียวก็ทำงานได้ในตัวเองอย่างหนึ่ง แต่เมื่อต่อรวมกันจะทำงานได้เพิ่มขึ้น มีการใช้ทรัพยากรร่วมกันแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน ทำให้เกิดความสะดวกสบายในการใช้งาน มีความรวดเร็วเพิ่มขึ้น
การทำงานในสำนักงานก็เช่นเดียวกัน ที่จำเป็นต้องมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกันภายในโต๊ะทำงานตัวหนึ่งเสมือนจุดการประมวลผล การวิเคราะห์ การแยกแยะข้อมูลข่าวสาร แล้วส่งต่อให้โต๊ะอื่น ๆ หรือหน่วยอื่น ๆ ต่อไป การเชื่อมโยงเครือข่ายเป็นระบบก็เช่นเดียวกัน เป็นการเชื่อมโยงระบบประมวลผลหรือคอมพิวเตอร์หลาย ๆ ระบบเข้าด้วยกัน ระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงเป็นเรื่องของการประมวลผลในจุดต่าง ๆ แล้วส่งข้อมูลเข้าหากันผ่านทางเครือข่าย
ระบบคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเป็นเครือข่ายในสำนักงานอัตโนมัติจะทำหน้าที่ในการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสาร และสารสนเทศระหว่างสถานที่ที่ใช้เป็นสำนักงานต่างๆในเครือข่าย เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำโครงการ และการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจดำเนินงานต่างๆ โดยการเผยแพร่และสื่อสารสารสนเทศไปยังกลุ่มต่างๆเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็ว ประกอบการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ทันสมัย เป็นปัจจุบัน เหล่านี้ทำให้การดำเนินงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
บทความ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น